Management Information Systems - Lesson 2

 

ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලීන් (Business Processes) සහ තොරතුරු පද්ධති

ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලියක් යනු, (හැඳින්වීම)

• යම් ක්‍රියාකාරකම් හෝ පියවර සමූහයකි.
• අමුද්‍රව්‍ය වල හෝ තොරතුරු වල හෝ දැණුමේ ගලායාම දැක්විය හැක.
• යම් ක්‍රියාකාරී ප්‍රදේශයකට සීමා විය හැක, එමෙන්ම ක්‍රියාකාරී ප්‍රදේශ කීපයක් හරහා වුවද පැතිරිය හැක.
• ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලි යනු වත්කම් හෝ බැරකම් විය හැක.
• ව්‍යාපාරයක් යනු ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලි සමූහයක එකතුවක් ලෙස ද දැක්විය හැක.
  

ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලියේ අන්තර්ගතය

• නිෂ්පාදනය සහ උත්පාදනය (Manufacturing and production)
• නිෂ්පාදනය එකලස් කිරීම සහ ගුණාත්මක බව පිරික්සීම

• විකිණුම් සහ අලෙවිකරණය (Sales and marketing)
• පාරිභෝගිකයන් හඳුනාගැනීම, නිෂ්පාදනය පිළිබඳව පාරිභෝගිකයන් දැනුවත් කිරීම, නිෂ්පාදනය අලෙවි කිරීම.

• මුදල් කළමනාකරණය සහ ගිණුම්කරණය (Finance and accounting)
• ණය ගෙවීම්, මූල්‍ය ප්‍රකාශණ සෑදීම.
• මුදල් ගිණුම් පරිපාලනය
• මානව සම්පත් කළමනාකරණය (Human resource)
• සේවා නියුක්තිකයන් බඳවා ගැනීම, සේවා නියුක්තිකයන්ගේ රැකියා ක්‍රියාකාරිත්වය ඇගයුම් කිරීම.
• සේවා නියුක්තිකයන්ගෙන් වැඩි ඵලදායිතාවක් ලබා ගැනීම සඳහා ඔවුන්ව මෙහෙයවීම

 

 Fulfilling a customer order involves a complex set of steps that requires the close coordination of the sales, accounting, and manufacturing functions. 

 

ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලියේ ක්‍රියාකාරිත්වය ඉහළ නැංවීම සඳහා තොරතුරු තාක්ෂණය භාවිතා කිරීම.

ප්‍රධාන වශයෙන් දෙආකාරයකින් මෙය සිදු වේ.

1. දැනට පවතින ක්‍රියාවලීන්ගේ කාර්යක්ෂමතාව ඉහළ නැංවීම.

මිනිසුන් මඟින් හස්තීයව ක්‍රියාත්මක වූ පියවර ස්වයංක්‍රීයව සිදු කිරීම.

2. ව්‍යාපාරය පරිවර්තනය කිරීමට සමත් වන නව ක්‍රියාවලි ඇති කිරීම.

තොරතුරු ගලා යාම වෙනස් කිරීම
ශ්‍රේණිගත පියවර සමාන්තරගත කිරීම
තීරණ ගැනීමේදී සිදුවන ප්‍රමාද වීම් මඟහැරවීම.

තොරතුරු පද්ධති වර්ග

විවිධ කළමණාකාර කොටස් සඳහා වූ පද්ධති.

Transaction processing systems (TPS)

ව්‍යාපාරය පවත්වාගෙන යාමට අවශ්‍ය එදිනෙදා සිදුවන මුදල් හුවමාරු වල වාර්තා පවත්වා ගැනීම සඳහා මෙම පද්ධති භාවිතා කරයි.

උදාහරණ වශයෙන්, විකිණුම්, වැටුප්, බෙදාහැරීම් ආදිය සම්බන්ධ මුදල් හුවමාරු පිළිබඳ වාර්තා තබා ගැනීම මෙයින් සිදු වේ.

කළමණාකරුවන් සඳහා අභ්‍යන්තර මෙහෙයුම් සහ භාහිර පරිසරය සමඟ සබඳතා පරිපාලනය කිරීමට මෙමඟින් පහසුව සැලසේ.

විවිධ මෙහෙයුම් මට්ටම් සඳහා සේවය සපයයි.

පෙර සැලසුම් කළ, ව්‍යුහගත අරමුණු සහ තීරණ ගැනීම් සඳහා සේවය සපයයි.

A TPS for payroll processing captures employee payment transaction data (such as a time card). System outputs include online and hard-copy reports for management and employee paychecks.  

ව්‍යාපාරික ඥානය සඳහා වූ පද්ධති (Systems for Business Intelligence)

ව්‍යාපාරික ඥානය සඳහා වූ පද්ධති යනු...

මෘදුකාංග යෙදවුම් විශේෂයකි.
වර්තමාන සහ අතීත දත්ත විශ්ලේෂණය මඟින් රටාවන් සොයාගැනීමට සහ නැඹුරුව පිළිබඳ විස්තර ලබාගැනීමට උපකාරී වේ.
මධ්‍ය සහ ජ්‍යේෂ්ඨ කළමණාකාර වරුන්ගේ  උපකාරක පද්ධති වල භාවිතා වේ.

Management Information Systems - MIS (කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධති)

මධ්‍ය කළමණාකාර වරුන් සඳහා සේවා සැපයේ.
Transaction Processing System වල උපකාරයෙන්, ව්‍යාපාරික ස්ථානයේ වර්තමාන ක්‍රියාකාරිත්වය පිළිබඳ වාර්තා සපයයි.
චර්යානුගත (routine) ප්‍රශ්න සඳහා පෙර සැලසුම් කරන ලද පිළිවෙලක් අනුව පිළිතුරු ලබා දේ.
සාමාන්‍යයෙන් කුඩා විශ්ලේෂණ හැකියාවක් සහිත ය.

  In the system illustrated by this diagram, three TPS supply summarized transaction data to the MIS reporting system at the end of the time period. Managers gain access to the organizational data through the MIS, which provides them with the appropriate reports.  

Marketing Information Systems (අලෙවිකරණ තොරතුරු පද්ධති)

ප්‍රධාන වශයෙන් වැදගත් වන පාරිභෝගිකයන් හඳුනාගැනීමට මෙන්ම වෙළඳපල කොටස් වලට වෙන් කර ගැනීම සඳහා කළමනාකරුවන් හට උපකාර කරයි.

මෙමඟින් අදාළ ඉලක්ක වෙළඳපල නිවැරැදිව හඳුනාගැනීමට උපකාර කෙරේ.

Human Resource Information Systems - HRIS (මානව සම්පත් තොරතුරු පද්ධති)

මානව සම්පත් කළමණාකරුවන් හට වඩා හොඳ තීරණ කලට වේලාවට ගැනීමට උපකාරී වේ. මෙය විවිධ අනු කොටස් (modules) වලින් සමන්විත වේ. ඒවා නම්...

• වැටුප් මොඩියුලය
• වේලාවන් සහ පැමිණීම සටහන් කරගන්නා මොඩියුලය
• ප්‍රතිලාභ පරිපාලනය කිරීමේ මොඩියුලය
• මානව සම්පත් කළමනාකරණ මොඩියුලය 
• පුහුණු කිරීමේ මොඩියුලය 
• සේවා නියුක්තිකයන් වෙත ස්වයං සේවා සපයන මොඩියුලය.
  

Financial Management Information Systems - FMIS (මූල්‍ය කළමනාකරණ තොරතුරු පද්ධති)

අරමුදල් සපයා ගැනීම සඳහා අදාළ ව්‍යාපාරික ආයතනය සඳහා වඩාත් සුදුසුම ප්‍රභවය සොයා ගැනීම, ඉතා අවම අවධානමක් පමණක් ලබා ගෙන මූල්‍යමය ආයෝජන සිදු කිරීම ආදිය සඳහා මෙම පද්ධති උපකාරී වේ.

වඩා වැඩි ප්‍රතිලාභ සඳහා සමකොටස් සහ ණය (Equity and Debt) කළමනාකරණය කිරීම සඳහා ද මෙම පද්ධති යොදාගනී.

Equity යනු ව්‍යාපාරය සතු මුදල් වන අතර Debt යනු ණයට ගෙන භාවිතා කර නැවත ගෙවිය යුතු මුදල් වේ.

Production Management Information Systems - PMIS

පද්ධතිය වෙත ආදානය කරන අමුද්‍රව්‍ය, ප්‍රතිදානය වී යම් නිමැවුමක් දක්වා විහිදෙන ක්‍රියාවලිය මෙහෙයවීමට උපකාරී වේ.

• නිෂ්පාදන සැලසුම්කරණය
• නිෂ්පාදන පාලනය
• නිෂ්පාදන නිර්මාණ සැලසුම් සෑදීම
• නිෂ්පාදන සංවර්ධනය 
• කම්හල් පිහිටි ස්ථාන සහ ඒවායේ සැලසුම් නිර්මාණය
  

ආදී වූ ක්‍රියාකාරකම් සඳහා සහය ලබාගත හැක.

Decision Support Systems - DSS (තීරණ ගැනීම සඳහා සහාය වන පද්ධති)

මධ්‍ය කළමණාකාරවරුන් හට සේවය සපයයි. මෙමඟින් චර්යානුගත නොවන (non-routine) තීරණ ගැනීම් සඳහා සහාය ලබා දේ.

උදා - දෙසැම්බර් මස වෙළඳාම් දෙගුණ වුවහොත්, නිෂ්පාදන කාර්යසටහන හට එය එසේ බලපාන්නේ ද?

මෙම පද්ධතිය සඳහා භාහිර පරිසරයෙන් මෙන්ම, TPS සහ MIS යන පද්ධතීන් ගෙන් ද දත්ත හා තොරතුරු ලබාගනී.

Model Driven DSS -

මෙහිදී පරිශීලකයා ගණුදෙනු කරන්නේ ගණිතමය මොඩලයක් සහ එහි ප්‍රතිඵල සමඟයි. නිසි පිළිවෙලට සැකසූ ප්‍රශ්න නිරාකරණය කිරීමට උපකාරී වේ. (What-if analysis) දත්ත විශාල ලෙස අවශ්‍ය නොවේ. යම් ආයතනයක් විසින් ලබාගත යුතු තීරණ ගැනිම සඳහා උපකාරී වේ.

උදා :- මුහුදු මාර්ග ඇස්තමේන්තු පද්ධති

Data Driven DSS -

මෙම DSS පද්ධති ක්‍රියාකරනු ලබන්නේ machine learning හෙවත් කෘතිම බුද්ධියේ උපකාරයෙනි. මෙමඟින් ඇල්ගොරිදම භාවිතා කර මනුෂ්‍යයින් විසින් කිසිදා නොසිතන ආකාරයේ සබඳතා සොයා ගනී.

මේවාට දත්ත විශාල ලෙස අවශ්‍ය වේ. පරිශීලකයා දත්ත සමඟ ගණුදෙනු කරයි.

උදා - Intrawest සමාගමේ අලෙවිකරණ විශ්ලේෂණ පද්ධති.

Executive Support Systems - විධායක උපකාර පද්ධති.

ජ්‍යේෂ්ඨ කළමණාකාර වරුන් සඳහා උපකාර කරයි. චර්යානුගත නොවන තීරණ සඳහා සහයෝගය ලබාදේ. විනිශ්චය කිරීම, ඇගයීම සහ අවබෝධය සඳහා සහය දැක්වේ. භාහිර සිදුවීම් හා සැසඳීමට උපකාරී වේ. උදාහරණයක් ලෙස නව නීති සහ බදු ආදිය පිළිබඳ සලකා බැලීම.

එමෙන්ම අභ්‍යන්තර MIS සහ DSS විසින් ලබාදෙන තොරතුරු වල සාරාංශයක් ලබාගත හැකිය.

උදාහරණයක් ලෙස, එසැණ තොරතුරු පෙන්වන digital dashboard එකක් සැපයීම දැක්විය හැක. එහි ආයතනයේ මූල්‍යමය හැසිරීම, අය, වැය, මුදල් සංසරණය සහ භාණ්ඩ ලේඛණය ආදිය පෙන්වයි.

Systems from a constituency perspective (කොට්ඨාස ලෙස වෙන් කරන ලද දෘෂ්ටිකෝණයක් සහිත පද්ධති)

Transaction Processing Systems - මෙහෙයුම් මට්ටමේ සේවා නියුක්තිකයන් සඳහා සහය වන පද්ධති.

MIS සහ DSS - කළමනාකාරවරු සඳහා සහාය දක්වයි.

Executive Support Systems - ජ්‍යේෂ්ඨ කළමනාකාරවරු, විධයක ශ්‍රේණියේ නිළධාරීන් සඳහා සහාය දක්වයි.

Relationship of systems to one another (පද්ධති අතර එකිනෙකා කෙරෙහි ඇති සම්බන්ධය)

TPS - අනෙක් පද්ධති සඳහා ප්‍රධාන දත්ත මූලාශ්‍රය වේ.
ESS - පහළ මට්ටමේ පද්ධති වලින් ලැබෙන දත්ත ලබාගනී.

දත්ත විවිධ පද්ධතීන් අතර හුවමාරු විය හැක.

සත්‍ය ලෙසම, බොහෝ ව්‍යාපාරික ආයතන වල පද්ධති එකිනෙක සම්බන්ධ වන්නේ දුර්වල ලෙස ය. නමුත් ඒවා දියුණු වෙමින් පවතී.

Systems for Linking the Enterprise (ව්‍යාපාරය සම්බන්ධීකරණය කිරීම සඳහා පද්ධති භාවිතය)

Enterprise applications (ව්‍යාපාර සඳහා වූ යෙදවුම්)

ක්‍රියාකාරී කලාප පුරා පැතිර පවතී.
ව්‍යාපාරික ස්ථානය පුරා ව්‍යාපාරික ක්‍රියාවලිය ක්‍රියාත්මක කරයි.
සියළු කළමනාකරණ මට්ටම් පුරා පැතිරේ.
ප්‍රධාන යෙදුම් ආකාර හතරකි.

1. ව්‍යාපාරික පද්ධති (Enterprise)
2. සැපයුම් දාම කළමනාකරණ පද්ධති (Supply Chain)
3. පාරිභෝගික සබඳතා කළමනාකරණ පද්ධති. (Customer Relationship)
4. දැණුම කළමනාකරණ පද්ධති (Knowledge)

Enterprise applications automate processes that span multiple business functions and organizational levels and may extend outside the organization.  

Enterprise systems (ERP)

මෙහිදී සිදුවන්නේ ව්‍යාපාරික ආයතනයේ විවිධ ක්‍රියාවලි එක් මධ්‍යගත දත්ත ගබඩාවක තැන්පත් කිරීමයි.

මෙය උපකාරයෙන්, විසිරී ඇති, අතිරික්ත දත්ත කට්ටල සහ පද්ධති වල ගැටළු නිරාකරණය කරගත හැකිය.

මෙමඟින් එදිනෙදා ක්‍රියාකාරකම් සමායෝජනය, පාරිභෝගිකයන් විසින් සිදු කරන ඇණවුම් සඳහා ඉක්මන් ප්‍රතිචාර දැක්වීම, තීරණ ගැනීම සඳහා වැදගත් වන වටිනා තොරතුරු ලබා දීම ආදිය සිදු කරයි.

Supply chain management (SCM) systems - සැපයුම් දාම කළමනාකරණ පද්ධති

ව්‍යාපාරික ස්ථානය සහ සැපයුම් කරුවන් අතර සබඳතාව කළමනාකරණය කරයි.
ඇණවුම්, නිෂ්පාදනය, ගබඩා පිළිබඳ විස්තර, නිෂ්පාදන සහ සේවා බෙදාහැරීම් පිළිබඳ විස්තර බෙදාහදා ගැනීමට උදව් වේ. ගමනාන්තය වෙත නිවැරැදි නිෂ්පාදන ප්‍රමාණයක් කුඩා කාලයක් වැය කර, අඩු පිරිවැයක් සහිතව යැවීම මෙයින් බලාපොරොත්තු වන අරමුණ වේ.

Customer relationship management systems (CRM) - පාරිභෝගික සබඳතා කළමනාකරණ පද්ධති

පාරිභෝගිකයන් සමඟ විකිණුම්, අලෙවිකරණ, ප්‍රචාරණය, සහ වැඩි ලාභ ලබා ගැනීම පිණිස සේවා වැඩිදියුණු කිරීම, පාරිභෝගිකයන් තෘප්තිමත් කිරීම, පාරිභෝගිකයන් අදාළ ව්‍යාපාරය කෙරෙහි බඳවා තබා ගැනීම ආදිය සඳහා අවශ්‍ය තොරතුරු සපයා ගැනීම සඳහා මෙම පද්ධතීන් භාවිතා කෙරේ.

මෙම පද්ධතීන් පාරිභෝගිකයන් හා සම්බන්ධ ක්‍රියාවලීන් හා එක්කාසු කරන අතර, පාරිභෝගිකයන් පිළිබඳ තොරතුරු විවිධ ක්‍රමයන් ගෙන් එක්රැස් කර ඒවා ඒකාබද්ධ කිරීමෙන් වඩාත් ශක්තිමත් කෙරේ.

Knowledge management systems (KMS) - දැණුම කළමනාකරණ පද්ධති

දැණුම අත්පත් කර ගැනීම, අලුතින් සොයා ගැනීම, පිළිවෙලට සැකසීම, බෙදාහැරීම, යොදා ගැනීම සහ එකට එක්කාසු කිරීම සඳහා සහාය දක්වයි.

ව්‍යාපාරික ස්ථානය තුළ වූ දැණුම, සහ අත්දැකීම් එකතු කර ඒවා සේවා නියුක්තිකයන් සඳහා ලබාගත හැකි ලෙස සකසයි.

භාහිර දැණුම් මූලාශ්‍ර සඳහා සබඳතා ඇති කරයි.

Intranets and Extranets

තොරතුරු එකට එක්කාසු කිරීම සහ ගලා යාම ඉක්මන් කරවන විකල්ප යෙදවුම්.

Intranets

සේවා නියුක්තිකයන් හට පමණක් පිවිසිය හැකි ආයතනයේ අභ්‍යන්තර වෙබ් අඩවි මෙලෙස හැඳින්වේ.

Extranets:

අතරමැදි වෙළෙන්දන් සහ සැපයුම්කරුවන් හටද පිවිසිය හැකි ආයතනයේ වෙබ් අඩවි මෙලෙස හැඳින්වේ. මේවා සැපයුම් දාමය නිසි ලෙස පවත්වාගැනීමට උපකාර කරයි.

E-business

ප්‍රධාන ව්‍යාපාරික කටයුතු සඳහා ඩිජිටල් තාක්ෂණය සහ අන්තර්ජාලය භාවිතා කිරීම මෙලෙස හඳුන්වයි.

E-commerce

E-business හිම අනු කොටසකි. අන්තර්ජාලය හරහා භාණ්ඩ මිළදීගැනීම සහ විකිණීම මෙලෙස හඳුන්වයි.

E-government:

පුරවැසියන්, සේවා නියුක්තිකයන් සහ ව්‍යාපාරික ස්ථාන වෙත තොරතුරු හා සේවා බෙදාහැරීම සඳහා රජය මඟින් අන්තර්ජාල තාක්ෂණය භාවිතා කිරීම මෙලෙස හැඳින්වේ.

 ***